Gestão ágil, realidade ou modismo?

gestão ágil

Para responder a questão – gestão ágil, realidade ou modismo? – antes de tudo precisamos esclarecer o que se entende por gestão ágil. De onde vem esse conceito, essa prática?

Iniciando pelo termo ágil devemos compreender que agilidade no contexto da gestão não é sinônimo de rapidez. Embora o senso de urgência na tomada de decisão e ação seja um aspecto importante, a expressão que melhor traduz agilidade é adaptabilidade. Mas de onde vem esse conceito? Do manifesto ágil (publicado originalmente em 2001), uma declaração elaborada por profissionais de tecnologia da informação que, insatisfeitos com problemas enfrentados no desenvolvimento de softwares, definiram valores e princípios para encaminhar uma solução para a situação indesejada. São os seguintes os valores:

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
  • Software* em funcionamento mais que documentação abrangente
  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
  • Responder a mudanças mais que seguir um plano

* por software, no contexto deste artigo, vamos entender como sendo um produto (resultado de um processo)

Tomando como referência esses valores, expandindo-os da gestão do desenvolvimento de soluções de software para gestão empresarial, podemos dizer que a agilidade na gestão implica real interesse pelos problemas das pessoas (clientes internos ou externos), de modo a resolver situações indesejadas (problemas com as entregas) em colaboração e o mais prontamente possível. Para que isso se realize, de modo assertivo, é necessário ter método que implica fazer gestão.

Mas o que se espera do método de gestão? Para que servem ações de gestão? De modo pragmático, gestão pode ser entendida como a atividade que dá respostas às questões “o quê?”, “por quê?” e “como?”. O “o quê?” são os objetivos a serem alcançados, basicamente dois: previsibilidade (entregar o que foi prometido) e competitividade (de tempos em tempos, adicionar mais valor às entregas), formando um círculo virtuoso entre esses dois alvos. O “por quê?” da previsibilidade é garantir sustentabilidade aos negócios, e da competitividade é dar perenidade ao empreendimento.

O “como?” responde pelas práticas, ferramentas e métodos, usadas para se alcançar os objetivos da gestão. No caso do objetivo da previsibilidade a ação gerencial deve focar na manutenção da rotina com a pronta solução de problemas. Por sua vez, para alcançar o objetivo da competitividade o foco se direciona para agregação de valor com ações de inovação às soluções até então entregues pela rotina. E, aqui surge outro aspecto importante para podermos responder à questão inicialmente colocada, a gestão deve resolver problemas.

Gestão ágil – equipes autônomas, entendendo o contexto das situações, agindo responsiva e responsavelmente para a solução de problemas

O que é um problema no âmbito da gestão? São todas as situações inesperadas no dia a dia (com perda de previsibilidade) ou a necessidade de promover mudanças (para ampliação da competitividade). Então, nessa linha, vamos dizer que há dois tipos de problemas sobre os quais a gestão deve agir, os indesejados e os desejados. O primeiro tipo corresponde aos desvios do planejado (com causas inesperadas em atuação), e o segundo tipo responde pelo desafio da imposição de mudanças (inovações em produtos, processos ou modelo de negócio). Esses problemas precisam ser resolvidos com agilidade, ou seja, adaptabilidade e senso de urgência.

Com esses esclarecimentos podemos afirmar que gestão ágil não é um modismo, nem tampouco algo novo. É uma realidade que sempre esteve, ou deveria ter estado, no âmago da cultura de gestão de toda empresa. Evidentemente que se estamos falando de cultura, estamos falando do comportamento de pessoas, que em uma mesma empresa, trabalham em conjunto para alcançar objetivos comuns. Aqui está o real significado da gestão ágil, equipes autônomas, entendendo o contexto dos problemas que vão se apresentando no dia a dia, agindo responsiva e responsavelmente para a preservação da sustentabilidade dos negócios e garantia da perenidade da organização.

Estratégia ágil, mantendo o portfólio de produtos competitivo

canvas da proposta de valor

Agilidade estratégica, bem entendida como adaptabilidade competitiva, passa pela incorporação de soluções inovadoras ao portfólio de produtos ou negócios da empresa. Nesse caminho, um passo primordial é a definição de novos problemas a serem resolvidos, chegando-se a um entendimento claro e objetivo sobre que trabalho pode ser feito para quais clientes dentre os atuais, em mercados adjacentes ou novos mercados.

Tratando-se do portfólio de produtos, bens e/ou serviços, é importante entender a distribuição entre produtos – também podemos pensar em negócios – com as seguintes características:

  • geradores de caixa – que têm margem justa, mas elevados volumes de venda
  • novos produtos de alto valor agregado – os de grande margem de contribuição, ainda acessíveis por poucos clientes seja por restrições de distribuição ou alto preço
  • pode haver produtos que já não são lucrativos – que, portanto, devem ser repensados ou descontinuados, e
  • em especial no aspecto estratégico, é necessário ter produtos em ideação – inovações que venham a agregar valor aos produtos atuais ou que possam atender necessidades de novos clientes em mercados adjacentes ou novos mercados

Uma prática ágil para a concepção de soluções inovadoras é a definição da proposta de valor, com a aplicação do Canvas da Proposta de Valor (VPC – Value Proposition Canvas). O VPC é uma ferramenta proposta por Alex Osterwalder, descrita na obra Value Proposition Design (2014). A ideia central é deixar explícito “Para que serve a solução?” (Por quê fazer) e “Qual é a solução?” (O que fazer).

O esclarecimento sobre o “por quê?” da proposta de valor, o lado direito do canvas que foca no segmento de clientes a ser atendido, exige respostas a três aspectos críticos: (1) qual é o problema do cliente, ou seja, o que ele precisa fazer sem que ainda tenha uma solução ótima; (2) que benefícios ele espera obter com a solução, quais são os ganhos esperados; e (3) que dores ou receios, o cliente deseja eliminar sobre seu problema. Dando um significado assertivo a essas questões há um ganho expressivo de compreensão sobre quais são as mais prementes oportunidades de mercado em determinado segmento.

Com esse conhecimento sobre o “por quê?” precisamos esclarecer a outra questão fundamental “o quê?”, o lado esquerdo do canvas onde a oferta da solução é idealizada. Aqui devemos dar respostas a três grupos de demandas, que respondem aos aspectos críticos anteriormente esclarecidos: respectivamente, (1) que produtos, bens e/ou serviços, serão oferecidos para realizar o trabalho resolvendo o problema do cliente; (2) como os benefícios esperados serão entregues com a solução idealizada; e (3) como iremos aplacar a dor dos clientes.

Esse conjunto de achados fica bem evidenciado com seu registro no VPC (Value Proposition Canvas). Assim representado, o canvas parece simples de ser preenchido, mas não é. A elucidação das duas questões fundamentais (“por que” e “o que”) e seus aspectos críticos exige ida a campo, conduzindo-se uma pesquisa qualitativa. Isso significa a adoção de um método bem estruturado para que nenhuma informação crítica permaneça oculta e, ao mesmo tempo, flexível de modo a permitir investigar oportunidades que sem ter sido previstas emergiram no processo de investigação.

Mas isso, a ideação de novas soluções a serem incorporadas ao portfólio de produtos (ou negócios) da empresa, de modo a mantê-la relevante e demandada frente ao seu mercado alvo, portanto competitiva, é apenas o primeiro passo no caminho da agilidade estratégica.

Design Thinking, da ideia à validação de inovações

O Design Thinking, um caminho para desenvolvimento de soluções inovadoras para os problemas humanos, muito antes de ser um método estruturado, um processo linear com práticas e ferramentas bem definidas, deve ser entendido como uma abordagem.

Nessa abordagem ocorrem dois movimentos que se sucedem, a partir de pensamentos divergentes e convergentes. Pelo pensamento divergente há a investigação do problema, com a imersão na realidade do cliente, e a geração de ideias de solução, com exploração da criatividade para a inovação. Pelo pensamento convergente há a compreensão do problema investigado, com o esclarecimento do desafio a ser superado, e a validação da inovação, com o teste da solução por clientes do segmento alvo.

A essa jornada de descoberta do problema, definição do desafio, desenvolvimento de possíveis soluções e distribuição da inovação ao mercado, em movimentos divergentes e convergentes que se sucedem em dois estágios, se denomina e representa como uma abordagem de duplo diamante.

Como um modelo semiestruturado para inovação, e não um método fechado, naturalmente surgiram abordagens distintas indo de 3 a 7 etapas, agrupadas em fases ou não. A abordagem estabelecida e difundida pela IDEO, empresa americana de design que tem como fundador David Kelley um dos principais difusores do Design Thinking, juntamente com o ex-CEO e executivo da empresa Tim Brown, passa por 3 fases: Inspiração, Ideação e Implementação.

Cada fase tem objetivos específicos. Na fase de Inspiração o que se busca é identificar e explorar necessidades dos clientes no segmento alvo e suas dores. A fase de Ideação avança pela geração, desenvolvimento e testagem de ideias de solução para o problema encontrado. E a fase de Implementação conclui a abordagem com a validação da solução inovadora junto a uma amostra de clientes-alvo.

Essas 3 fases são desenvolvidas em 5 etapas que se sucedem e sobrepõe, onde a cada etapa há um trabalho a ser feito:

Empatizar – Imergir no problema a resolver, entendendo o desafio a superar pela exploração das dores dos clientes e descoberta de necessidades não atendidas

Definir – Focalizar o cliente e a solução a ser desenvolvida, reconhecendo as personas a serem atendidas e organizando suas necessidades

Idealizar – Gerar ideias de solução para o problema, superando o desafio e eventuais restrições tecnológicas e econômicas

Prototipar – Confirmar que a solução idealizada funciona, com o desenvolvimento de um modelo tangível que possa ser validado

Testar – Colocar à prova a desejabilidade da solução, investigando sua adoção junto a uma amostra de clientes no mercado alvo

Design Thinkers compreendem que a jornada da inovação não é um caminho linear. Há etapas a vencer, uma após a outra, mas essas se sobrepõe sendo percorridas com avanços e recuos que geram aprendizado e soluções melhores.

Alguns aspectos são fundamentais na abordagem do Design Thinking, diversidade e multidisciplinaridade do time de inovação, imersão na realidade do cliente que é trazido para o centro do processo de inovação, e abertura à adoção de práticas e ferramentas que o time considerar oportunos a cada etapa.

Gestão, comando e controle ou engajamento e autonomia?

Antes de responder sobre a melhor forma de praticar gestão precisamos entender quais são seus objetivos. Toda empresa busca sustentabilidade e perenidade. Então, essencialmente são dois os objetivos a perseguir, garantir previsibilidade e ampliar a competitividade. Previsibilidade está associada a entregar o que foi planejado, obtendo resultados consistentes, mas só isso não basta à perenidade da organização. É imperativo buscar ganhos de competitividade, elevando o patamar de desempenho dos negócios, gerando e entregando cada vez mais valor às partes interessadas.

Para obter previsibilidade, entre as práticas fundamentais, é preciso executar processos bem delineados, medir os resultados e resolver problemas (resultados não alcançados). Isso passa pelo planejamento da rotina, uma execução metódica, avaliação de performance e ações corretivas.

Para alcançar ganhos de competitividade, no mínimo deve-se praticar a melhoria contínua (hoje também denominada inovações incrementais) de processos e produtos, mas também promover inovações radicais surpreendendo os clientes atuais ou entrando em novos nichos ou ainda novos mercados. Para isso, é primordial estabelecer uma visão de futuro e definir iniciativas estratégicas que promovam mudanças nos negócios.

Com isso em mente, podemos voltar à questão sobre a forma de praticar gestão, em especial, pensando na equipe e suas ações. Afinal, um gestor não faz nada sozinho, é parte de um time. Essa equipe pode funcionar de modo mais impositivo e vigiado ou mais autônomo. A forma depende em muito da cultura empresarial e do perfil do gestor.

A forma de praticar gestão depende do perfil do gestor

Cada organização tem sua cultura, por vezes deixada à própria sorte. Ela está lá no ambiente de trabalho, influenciando as atitudes e o comportamento das pessoas, sem que ninguém cuide da definição e disseminação de atitudes e comportamentos esperados. Esta é a pior situação, dificilmente uma boa prática de gestão acontece nesse ambiente. Vive-se um constante “apagar incêndios”, com alguns “bombeiros e heróis” esforçando-se para salvar o dia.

Algumas empresas, por perfil de seus fundadores e a descrença no comprometimento das pessoas, desenvolve uma cultura de comando e controle. Isto é o que ocorre num ambiente onde tudo precisa vir ou passar pelas mãos dos gestores, decisões vêm da linha de comando, a cobrança por ações e resultados é uma constante. Isso leva a uma forma de gestão onde é bem conhecido o ditado “manda quem pode, obedece quem tem juízo”.

Em outras empresas os executivos entendem o contexto, que o ambiente de competição tem um dinamismo inerente, independentemente do que se faça. Compreendendo isso, estabelecem uma cultura onde o engajamento das pessoas com uma visão de futuro comum gera ações responsáveis e proativas. Há delegação de autonomia à equipe. O gestor se libera de estar sempre a ditar ordens e a par do que está acontecendo no dia a dia, podendo atuar muito mais como um mentor e um facilitador na solução de entraves ou problemas.

Numa cultura de comando e controle há mais tensão nas relações, e um maior esforço do gestor para garantir que as coisas funcionem com fluidez e bons resultados. A falta de autonomia trava a equipe, que pode acabar sem coragem ou iniciativa para tentar tudo que seria possível para alcançar os resultados previstos.

Por sua vez, numa cultura onde o contexto é compreendido por todos, há amplo engajamento das pessoas com a visão de futuro. Consequentemente a equipe será proativa e disciplinada na aplicação das melhores práticas, das ferramentas adequadas a cada caso, dos métodos que facilitem as ações necessárias à busca de resultados no dia a dia.

Fica a reflexão: Qual a forma de praticar gestão em sua empresa?

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