Gestão ágil, realidade ou modismo?

gestão ágil

Para responder a questão – gestão ágil, realidade ou modismo? – antes de tudo precisamos esclarecer o que se entende por gestão ágil. De onde vem esse conceito, essa prática?

Iniciando pelo termo ágil devemos compreender que agilidade no contexto da gestão não é sinônimo de rapidez. Embora o senso de urgência na tomada de decisão e ação seja um aspecto importante, a expressão que melhor traduz agilidade é adaptabilidade. Mas de onde vem esse conceito? Do manifesto ágil (publicado originalmente em 2001), uma declaração elaborada por profissionais de tecnologia da informação que, insatisfeitos com problemas enfrentados no desenvolvimento de softwares, definiram valores e princípios para encaminhar uma solução para a situação indesejada. São os seguintes os valores:

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
  • Software* em funcionamento mais que documentação abrangente
  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
  • Responder a mudanças mais que seguir um plano

* por software, no contexto deste artigo, vamos entender como sendo um produto (resultado de um processo)

Tomando como referência esses valores, expandindo-os da gestão do desenvolvimento de soluções de software para gestão empresarial, podemos dizer que a agilidade na gestão implica real interesse pelos problemas das pessoas (clientes internos ou externos), de modo a resolver situações indesejadas (problemas com as entregas) em colaboração e o mais prontamente possível. Para que isso se realize, de modo assertivo, é necessário ter método que implica fazer gestão.

Mas o que se espera do método de gestão? Para que servem ações de gestão? De modo pragmático, gestão pode ser entendida como a atividade que dá respostas às questões “o quê?”, “por quê?” e “como?”. O “o quê?” são os objetivos a serem alcançados, basicamente dois: previsibilidade (entregar o que foi prometido) e competitividade (de tempos em tempos, adicionar mais valor às entregas), formando um círculo virtuoso entre esses dois alvos. O “por quê?” da previsibilidade é garantir sustentabilidade aos negócios, e da competitividade é dar perenidade ao empreendimento.

O “como?” responde pelas práticas, ferramentas e métodos, usadas para se alcançar os objetivos da gestão. No caso do objetivo da previsibilidade a ação gerencial deve focar na manutenção da rotina com a pronta solução de problemas. Por sua vez, para alcançar o objetivo da competitividade o foco se direciona para agregação de valor com ações de inovação às soluções até então entregues pela rotina. E, aqui surge outro aspecto importante para podermos responder à questão inicialmente colocada, a gestão deve resolver problemas.

Gestão ágil – equipes autônomas, entendendo o contexto das situações, agindo responsiva e responsavelmente para a solução de problemas

O que é um problema no âmbito da gestão? São todas as situações inesperadas no dia a dia (com perda de previsibilidade) ou a necessidade de promover mudanças (para ampliação da competitividade). Então, nessa linha, vamos dizer que há dois tipos de problemas sobre os quais a gestão deve agir, os indesejados e os desejados. O primeiro tipo corresponde aos desvios do planejado (com causas inesperadas em atuação), e o segundo tipo responde pelo desafio da imposição de mudanças (inovações em produtos, processos ou modelo de negócio). Esses problemas precisam ser resolvidos com agilidade, ou seja, adaptabilidade e senso de urgência.

Com esses esclarecimentos podemos afirmar que gestão ágil não é um modismo, nem tampouco algo novo. É uma realidade que sempre esteve, ou deveria ter estado, no âmago da cultura de gestão de toda empresa. Evidentemente que se estamos falando de cultura, estamos falando do comportamento de pessoas, que em uma mesma empresa, trabalham em conjunto para alcançar objetivos comuns. Aqui está o real significado da gestão ágil, equipes autônomas, entendendo o contexto dos problemas que vão se apresentando no dia a dia, agindo responsiva e responsavelmente para a preservação da sustentabilidade dos negócios e garantia da perenidade da organização.

Estratégia ágil, mantendo o portfólio de produtos competitivo

canvas da proposta de valor

Agilidade estratégica, bem entendida como adaptabilidade competitiva, passa pela incorporação de soluções inovadoras ao portfólio de produtos ou negócios da empresa. Nesse caminho, um passo primordial é a definição de novos problemas a serem resolvidos, chegando-se a um entendimento claro e objetivo sobre que trabalho pode ser feito para quais clientes dentre os atuais, em mercados adjacentes ou novos mercados.

Tratando-se do portfólio de produtos, bens e/ou serviços, é importante entender a distribuição entre produtos – também podemos pensar em negócios – com as seguintes características:

  • geradores de caixa – que têm margem justa, mas elevados volumes de venda
  • novos produtos de alto valor agregado – os de grande margem de contribuição, ainda acessíveis por poucos clientes seja por restrições de distribuição ou alto preço
  • pode haver produtos que já não são lucrativos – que, portanto, devem ser repensados ou descontinuados, e
  • em especial no aspecto estratégico, é necessário ter produtos em ideação – inovações que venham a agregar valor aos produtos atuais ou que possam atender necessidades de novos clientes em mercados adjacentes ou novos mercados

Uma prática ágil para a concepção de soluções inovadoras é a definição da proposta de valor, com a aplicação do Canvas da Proposta de Valor (VPC – Value Proposition Canvas). O VPC é uma ferramenta proposta por Alex Osterwalder, descrita na obra Value Proposition Design (2014). A ideia central é deixar explícito “Para que serve a solução?” (Por quê fazer) e “Qual é a solução?” (O que fazer).

O esclarecimento sobre o “por quê?” da proposta de valor, o lado direito do canvas que foca no segmento de clientes a ser atendido, exige respostas a três aspectos críticos: (1) qual é o problema do cliente, ou seja, o que ele precisa fazer sem que ainda tenha uma solução ótima; (2) que benefícios ele espera obter com a solução, quais são os ganhos esperados; e (3) que dores ou receios, o cliente deseja eliminar sobre seu problema. Dando um significado assertivo a essas questões há um ganho expressivo de compreensão sobre quais são as mais prementes oportunidades de mercado em determinado segmento.

Com esse conhecimento sobre o “por quê?” precisamos esclarecer a outra questão fundamental “o quê?”, o lado esquerdo do canvas onde a oferta da solução é idealizada. Aqui devemos dar respostas a três grupos de demandas, que respondem aos aspectos críticos anteriormente esclarecidos: respectivamente, (1) que produtos, bens e/ou serviços, serão oferecidos para realizar o trabalho resolvendo o problema do cliente; (2) como os benefícios esperados serão entregues com a solução idealizada; e (3) como iremos aplacar a dor dos clientes.

Esse conjunto de achados fica bem evidenciado com seu registro no VPC (Value Proposition Canvas). Assim representado, o canvas parece simples de ser preenchido, mas não é. A elucidação das duas questões fundamentais (“por que” e “o que”) e seus aspectos críticos exige ida a campo, conduzindo-se uma pesquisa qualitativa. Isso significa a adoção de um método bem estruturado para que nenhuma informação crítica permaneça oculta e, ao mesmo tempo, flexível de modo a permitir investigar oportunidades que sem ter sido previstas emergiram no processo de investigação.

Mas isso, a ideação de novas soluções a serem incorporadas ao portfólio de produtos (ou negócios) da empresa, de modo a mantê-la relevante e demandada frente ao seu mercado alvo, portanto competitiva, é apenas o primeiro passo no caminho da agilidade estratégica.

Agilidade em Formulação Estratégica, é possível?

Muito se tem falado sobre a velocidade da mudança, cada vez maior, no mundo dos negócios. E como isso exige agilidade das empresas se querem sobreviver a estes tempos dinâmicos, particularmente na tomada de decisão e ação na criação de novos produtos, novos negócios ou no ajuste do negócio à nova realidade.

Por outro lado, quando se fala em estratégia é comum vir à mente a Visão de Futuro de longo prazo, sendo tomado como referência de tempo uns 5 anos à frente. Nesse contexto, ainda com essa referência de tempo adiante, muitos acabam por criticar, e até invalidar, os processos de formulação estratégica com o desenho de planos temporais que nos levem à visão.

O que está certo, e o que não está, na aparente contradição entre agilidade e plano de longo prazo?

Sem um plano, por menor que seja seu alcance temporal, corre-se o risco não se chegar a um bom lugar. A visão de futuro é sua bússola, o plano seu mapa, o instrumento que lhe mostra como avançar em direção ao destino almejado, mesmo que ao longo do caminho surjam obstáculos que exijam buscar desvios até que se consiga voltar ao rumo desejado.

Sem agilidade, sem que se tome uma decisão rápida para suplantar obstáculos que vão surgindo pelo caminho, perde-se a capacidade de avançar. Mas a agilidade não pode ser fruto de decisões intempestivas, de achismos, de sentimentos (bem, às vezes o feeling ajuda). A agilidade na tomada de decisão e consequente mudança de direção deve estar baseada em aprendizados, a partir de experiências anteriores, bem como observação do entorno e abertura a novas alternativas.


Agilidade Estratégica: da decisão sobre o Business Model à ação com o Business Plan

Sendo assim, a resposta à questão inicialmente colocada é sim! É possível conduzir uma formulação estratégica ágil, elaborar um business plan (plano de negócio) sintético, objetivo, que oriente as iniciativas estratégicas de um novo caminho a seguir. Trabalhando com algumas ferramentas relativamente recentes, embora fundadas em conceitos, teorias e práticas de há muito conhecidos, conseguimos traçar um modelo ágil para a formulação estratégica.

O modelo para formulação estratégica ágil, então, passa por duas etapas – desenho do business model (modelo de negócio) e consolidação do business plan (plano de negócio) –, avançando pelos seguintes passos a cada etapa:

              Business Model

  1. Esboçar a ideia (ferramenta: VPC – Canvas da Proposta de Valor)
  2. Explicitar as características diferenciadas dessa ideia (ferramenta: Matriz de Valor)
  3. Estruturar uma prova de conceito (ferramenta: MVP – Produto Mínimo Viável)
  4. Esboçar o modelo de entrega e captura de valor (ferramenta: BMC – Canvas do Modelo de Negócio)
  5. Validar a ideia com o MVP e o BMC (ferramenta: Pesquisa com Early Adopters)
  6. Estimar o tamanho do mercado no segmento-alvo (ferramenta: TAM-SAM-SOM)

              Business Plan

  1. Desenhar as ações para ida ao mercado amplo (ferramenta: Plano de Marketing)
  2. Projetar resultados esperados (ferramentas: Mapa Estratégico, DRE, P&L e Breakeven)
  3. Consolidar o business plan (ferramenta: Sumário Executivo do Plano de Negócio)
  4. (opcional, para buscar investidores) Elaborar uma apresentação sucinta do negócio (ferramenta: Pitch)

Esse modelo de formulação estratégica ágil é muito útil em casos de mudanças abruptas no cenário socioeconômico como ocorreram, por ex., nas crises do petróleo, das empresas pontocom, do subprime e da pandemia da Covid-19. Ele também pode ser aplicado para testar novas ideias, sobre novas linhas de produtos ou novos modelos de negócio, onde não há um histórico a ser analisado. É um modelo bem adequado num mundo de rápidas mudanças, metaforicamente falando, possibilitando navegar com algum controle em águas nunca exploradas, permitindo agilidade na tomada de decisão e ação.

Nos próximos artigos vamos explorar cada uma dessas etapas e suas ferramentas.

Inovação nas PME

Um mantra dos negócios neste início de século XX é que sua empresa precisa um processo de inovação ágil para avançar em sua competitividade. Isso pode ou não ser uma verdade, nem todos os negócios precisam inovar. Por exemplo, negócios que entregam produtos ou serviços essenciais, como uma padaria, bastam manter a qualidade do produto (o pãozinho de cada dia), um serviço atencioso (cordial e prestativo), num ambiente adequado (higiênico e organizado), vão continuar a existir. Na pior das hipóteses, o que a padaria de nosso exemplo precisa fazer é melhorar sua produtividade, o conhecido “fazer mais com menos”, produzir mais pães com menos esforço, menos gastos, talvez produzir pães quentinhos numa frequência maior ou em horários em que são mais demandados.

Inovar é produzir algo útil a partir de uma ideia original

Contudo, é fato que se a empresa inovar terá vantagem competitiva sobre seus concorrentes. Antes de tudo precisamos ter em mente que inovar é “produzir algo útil a partir de uma ideia original”, sendo utilidade entendida como algo de que o público-alvo, pessoas ou empresas, venha querer usufruir percebendo seus benefícios.

Então a questão que se impõe às pequenas e médias empresas (PME), que nem sempre têm recursos financeiros, competência estabelecida, pessoal disponível, etc., é como podem produzir inovação sem que isso exija grandes investimentos e/ou contratação de especialistas. Ou seja, como uma PME pode gerar inovação como fazem as startups, empresas embrionárias, que em geral também não têm grandes recursos para investir, mas têm a atitude, a coragem e a disposição de empreender esforços de desenvolvimento a partir de uma ideia.

Nessa linha de raciocínio, tem sido muito comum falar em empreendedorismo de inovação, a atividade de colocar ideias em andamento com predisposição em assumir riscos, aceitar desafios, levando à criação de inovações para o negócio e sua linha de produtos, ou mesmo, novos negócios para a empresa.

E como se faz isso sem recursos, ou com recursos escassos? Adotando um modelo de inovação ágil, num processo de geração de conceitos, validação, aprendizado e ajustes, em ciclos curtos de ação. Mas, como colocar isso em prática? Um caminho possível é estabelecendo um processo de intraempreendedorismo, trazendo para a empresa o modelo ágil das startups.

Primeiro é preciso estabelecer um objetivo para a inovação, seja para resolver um problema de mercado identificado ainda sem solução, seja para executar um trabalho a ser feito para o qual a empresa não encontrou o como fazer.

Em segundo lugar, buscar aproximação com empreendedores dispostos a correr riscos junto com a empresa num processo de inovação aberta. Que riscos? Empreender esforço na busca e desenvolvimento de ideias que possa produzir a inovação que resolve o problema, que faz o trabalho necessário, sabendo que na eventualidade de não se chegar a uma solução não haverá o prêmio esperado, o produto no mercado gerando receitas e, portanto, ganhos financeiros para ambas as partes. Nesse caso, o prêmio fica restrito ao aprendizado que será útil a um próximo empreendimento.

E, para que isso funcione, constituir uma equipe de inovação com pessoal próprio associados aos empreendedores externos, adotar um processo de inovação ágil (fluxo de atividades), definir um prazo alvo para cada avanço, estabelecer as regras de ganhos para ambas as partes com o sucesso da ação, determinar a forma de acompanhamento e tomada de decisão sobre o andamento do processo de inovação (agenda, pontos de checagem,…).

Esse processo de inovação ágil, que fará sua empresa avançar em competitividade, passa por três fases: Desenvolvimento Tecnológico, Desenvolvimento Mercadológico e Desenvolvimento Organizacional. Cada fase terá o andamento em etapas. No Desenvolvimento Tecnológico são três as etapas: definir o problema, explorar a solução e modelar o negócio. No Desenvolvimento Mercadológico também temos três etapas: lançar a solução no mercado de foco inicial, planejar o crescimento e expandir o mercado. E, no Desenvolvimento Organizacional são 2 as etapas: consolidar o novo empreendimento, cuidando de sua rotina e do pessoal que a conduzirá.

No intraempreendedorismo essas etapas não são necessariamente percorridas de forma linear, sendo comum antecipar etapas e retrocessos à etapa anterior para ajustes a partir de aprendizados gerados na etapa recém vencida.

Mãos à inovação ágil!

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