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Indicadores de desempenho na Logística

Indicadores de desempenho

Na década de 1950, o grande guru da Administração, Edwards Deming, já dizia: “O que não é medido, não é gerenciado, o que não é gerenciado, não pode ser melhorado”. Hoje, mais do que nunca, precisamos utilizar indicadores de desempenho que permitam o entendimento de como a empresa funciona e as forças que a dirigem, melhorando o processo de tomada de decisões. Os indicadores de desempenho são métricas quantitativas que refletem a performance de uma organização na realização de seus objetivos e estratégias.

Os indicadores de desempenho podem ser enquadrados em diversas categorias:

  • Indicadores de inputs;
  • Indicadores de processos;
  • Indicadores de outputs ou de resultados.

Os indicadores de INPUTS (ou de disponibilidade de recursos) estão relacionados aos recursos necessários para a execução de um determinado processo. Ao medirmos a disponibilidade de espaço físico, mão de obra, empilhadeiras ou de caminhões, tratamos de indicadores de Inputs. Os indicadores de PROCESSO (ou meios de produção) indicam se estamos fazendo as coisas certas, e estão relacionados à eficiência do processo. Quando medimos, por exemplo, a acuracidade no endereçamento ou a produtividade na separação de pedidos, lidamos com indicadores de processo. Os indicadores de OUTPUTS (ou de resultados) tratam da eficácia do processo, ou seja, se fizemos certo as coisas. Ao medir o número de pedidos perfeitos, o nível de avaria no transporte, erros em faturas etc., lidamos com essa classe de indicadores.

O ideal é que no universo de indicadores existentes a organização escolha alguns que representem o seu desempenho para não mergulhar em um oceano de números, que só fazem atrapalhar o entendimento e a tomada de decisão. Recomendamos alguns indicadores em logística que consideramos chave para a utilização como elemento de decisão dos rumos da organização:

Pedido Perfeito

Mede a porcentagem de pedidos entregues no prazo negociado com o cliente, completo, sem avarias e sem problemas de documentação fiscal. É importante considerar o prazo NEGOCIADO com o cliente e não o transit-time padrão da transportadora.

Porcentagem de entregas (ou coletas) realizadas no prazo

É um desdobramento do indicador anterior; o pedido perfeito. Trata-se do indicador de desempenho mais medido em contratos logísticos. Indica o % de entregas (ou coletas) realizadas dentro do prazo combinado com o cliente.

Índice de atendimento ao pedido

Mede a porcentagem de pedidos atendidos em sua totalidade na quantidade e na diversidade de itens, no primeiro envio ao cliente. É conhecido no meio logístico como Order Fill Rate(OFR).

Avarias no transporte

Mede as avarias ocorridas durante a operação de transporte.

Utilização da capacidade de carga do caminhão

Mede o aproveitamento da capacidade de carga útil dos equipamentos de transporte utilizados.

Tempo de ciclo de período

Tempo decorrido entre o recebimento do pedido do cliente e a data efetiva da entrega. Também conhecido como Order Cycle Time. Alguns profissionais de armazém medem da data (ou hora) de disponibilização do produto da doca de expedição, o que podemos chamar de Tempo de Ciclo de Pedido Restrito.

Acuracidade do inventário

Trata-se da mais comum medida de desempenho quando utilizada a sistemática de inventário cíclico. A apuração do índice é bastante simples; divide-se o número de “boas” contagens pelo número total de contagens realizadas. “Boa” contagem é aquela na qual a quantidade física confere exatamente com a quantidade informada no sistema. Algumas empresas aceitam alguma tolerância (normalmente, máximo de 5%) em determinados casos.

Cobertura de estoque

Mede o tempo em que o estoque existente é suficiente para atender à demanda, sem a necessidade de reposição. Indica quantos dias ou semanas de estoque temos à mão.

Giro dos estoques

Este cálculo nos fornece o número de vezes em que os estoques foram utilizados em um determinado período. Pense em giro dos estoques como uma forma de avaliar a aceitação dos produtos da sua empresa no mercado e o quão bem os estoques estão sendo gerenciados. O acompanhamento dos indicadores deve ser realizado em tempos definidos pelos gestores e estabelecidas referências que sirvam de padrão para a organização. Caso os padrões não estejam sendo atingidos, deve-se agir rapidamente para ajustar os processos, fazendo com que a organização retome a sua rota. É fundamental não se acomodar com os indicadores, os referencias dos mesmos devem ser ajustados periodicamente como forma de criar desafios para aqueles que formam a organização. Lembre-se que a única coisa permanente que existe é a mudança. Por isso, vá em frente e não fique deitado em berço esplêndido.

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Fazendo gestão de estoque pela classificação ABC

Observando-se o sistema de gestão das PME’s brasileiras, é muito comum verificarmos que muitas empresas não realizam adequadamente a sua gestão de estoque. Tal fato implica em imobilização alta do seu capital de giro, comprometendo na maioria das vezes o desempenho da organização.

Nos dias atuais, é fundamental que as empresas adequem os seus estoques à disponibilidade do seu capital de giro, para isso é fundamental dimensionar os níveis de estoque. Seria bastante trabalhoso e antieconômico controlar os vários itens em estoque de uma empresa com o mesmo rigor. Algumas empresas têm em estoque até 40.000 itens diferentes e que também devem ser controlados diferentemente.

Ferramenta para gestão de estoque

Uma das ferramentas mais utilizadas para o gerenciamento dos estoques é a conhecida classificação ABC, cujo princípio é o estabelecimento de prioridades. Esse método, desenvolvido pelo economista, sociólogo e engenheiro italiano Vilfredo Pareto, em 1897, e utilizado inicialmente para caracterizar a distribuição de renda entre a população, foi adaptado e vem sendo utilizado no gerenciamento das organizações, e principalmente no gerenciamento dos estoques com o nome de classificação ABC, permitindo identificar itens que justificam atenção e tratamento diferenciados. O termo ABC em estoques significa ordem de prioridade dos materiais estocados. Essa classificação permite separar os diversos materiais em 3 classes, levando em consideração o valor de consumo (Vc = Cm x P), onde: Vc = Valor de Consumo, Cm = Consumo médio mensal e P = Preço médio unitário. Chama-se materiais Classe A aqueles mais importantes e que devem ser controlados rigorosamente pela administração. Na prática, pode-se constatar que os itens da Classe A, representam apenas entre 8% e 10% da quantidade dos itens em estoque, representando em valor de consumo, de 70% a 75% do valor total de consumo de todos os itens do estoque. Os itens Classe B, representam o grupo de itens em situação intermediária entre as Classes A e C. Geralmente, os itens da Classe B representam de 25% a 30% dos itens em estoque, porém de 20% a 25% do valor total de consumo desse estoque. Os itens Classe C representam os itens de menor valor de consumo, que merecem menos rigor no controle por parte da Administração da empresa. Esses itens, geralmente representam entre 60% e 67% da quantidade de itens totais estocados, representando em valor de consumo, apenas 5% do valor total de consumo desse estoque. A constatação principal da classificação ABC é que devem ser tratados de uma maneira diferenciada os diferentes itens de um estoque. Utiliza-se a classificação ABC para:

a) delegação de poder, por exemplo: itens da Classe A, sua compra deverá ser autorizada apenas pela gerência; itens da Classe B, sua compra poderá ser autorizada pelas chefias; e os itens da Classe C, sua compra poderá ser autorizada pelos encarregados.

b) estabelecer períodos de inventário, por exemplo: Itens da Classe A, os inventários devem ser feitos mensalmente; Itens da Classe B os inventários devem ser feitos bimensalmente; e para os itens da Classe C os inventários devem ser feitos trimestralmente.

c) parametrizar os níveis de estoques.

Após conhecer os produtos ABC, é de fundamental importância conhecer quais são os itens C, que são imprescindíveis na empresa, de modo a reclassifica- lós. Este critério de reclassificação é conhecido com o nome de Criticidade. Neste caso, os itens da Classe C se subdividem em: X – Materiais imprescindíveis ao funcionamento da empresa, cuja falta acarreta a paralisação de uma ou mais fases operativas vitais ou envolva riscos relacionados à segurança pessoal e/ou patrimonial, não sendo possível a sua substituição por equivalente. Y – Materiais imprescindíveis ao funcionamento da empresa, cuja falta afeta uma ou mais fases operativas vitais, podendo levar à mudança de programação ou à redução de produção, ou envolva, ainda, riscos relacionados à segurança pessoal e/ou patrimonial, sendo possível a sua substituição por equivalente. Z – Materiais não imprescindíveis ao funcionamento da empresa, cuja falta não acarreta paralisação, mudança de programação ou redução de produção, nem envolva riscos relacionados à segurança pessoal e/ou patrimonial, possuindo ou não equivalente.

Fatores chaves para dimensionar itens de estoque

Conhecida a classificação ABC partimos para dimensionar os níveis de estoque. Os níveis de estoque para cada um dos materiais são estabelecidos em forma de quantidades máximas e mínimas e que são influenciados pelos fatores abaixo enumerados:

01. Históricos dos consumos/vendas (saídas);

02. Costumes dos clientes, em matéria de pedidos;

03. Tempo disponível desde a aceitação do pedido até a remessa(tempo de reposição);

04. Capacidade dos concorrentes para servir rapidamente os fregueses;

05. Perigo de que os artigos fiquem obsoletos;

06. Perigo de estragos dos artigos perecíveis;

07. Custo de aquisição dos estoques (custo de obter);

08. Custo de administração dos estoques (custo de ter);

09. Espaço disponível para estocagem;

10. Diferença de preço entre as compras de grandes ou pequenas quantidades.

Chamamos a atenção para a importância do dimensionamento dos níveis de estoque, conhecidos como: estoque mínimo, ponto de pedido e estoque máximo para que a empresa não jogue fora capital de giro, que nos tempos modernos é muito escasso.