COMPRAS NAS PME’S: COMO MELHORAR O DESEMPENHO

COMPRAR significa procurar, adquirir e providenciar a entrega e recebimento de materiais, mercadorias, suprimentos, serviços e máquinas necessários para a manutenção, expansão e funcionamento da empresa.

Todo empresário que deseja desenvolver uma boa administração de compras deve prestar atenção aos seguintes aspectos:  Manter a reputação da empresa sendo integro e correto em seus negócios com os fornecedores e manter a sua empresa atualizada quanto aos progressos tecnológicos e gerenciais, participando de cursos, conferências, lendo livros, revistas, folhetos, etc.

No momento da realização de uma compra, sempre aparece em primeiro plano o questionamento, que preço devo pagar? Lembro que o menor preço nem sempre é melhor para a empresa. Devemos sempre buscar a melhor relação custo/benefício. para os artigos cujos preços variam pouco, as compras devem ajustar-se estritamente às necessidades previstas e não se deve comprar mais do que a quantidade necessária, mais um pequeno excesso como margem de segurança para o caso que haja uma súbita interrupção por parte do fornecedor.

Para os artigos em que as variações de preços de mercado são grandes e frequentes, segue-se como norma, sempre que possível, comprar quando os preços estão baixos.

No momento da tomada de condições após escolha dos fornecedores, solicitam-se, sobre o artigo desejado, as seguintes informações:

1. Preço unitário e preço total; descontos; impostos; fretes e transportes;

2. Condições de pagamento: adiantado; à vista com desconto; a vista sem desconto; a prazo (30-60-90-120 dias);

3. Prazo de entrega: imediato; 15, 30, 45 dias, etc.

4. Caso necessário, o fornecedor dá orientação técnica sobre o produto desejado?

5. Garantias de qualidade;

6. Assistência técnica.

Depois de ponderados os itens necessários, você pode, então, escolher o fornecedor. Mas, não basta lhe telefonar e dizer que venceu a concorrência ou que se quer tal quantidade de produto, é preciso formalizar este pedido, ou através de uma AF(Autorização de Fornecimento) ou  um documento  do próprio fornecedor, formando assim um acordo de compra e venda de natureza contratual.

Outra forma de realizar compras é usando a Internet. Para as PME’s, é mais vantajoso porque:

  • O investimento inicial em tecnologia é menor;
  • Atinge toda a cadeia de suprimento;
  • Permite transação máquina-máquina e homem-máquina, o que não acontece com o EDI;
  • Permite maior flexibilidade em tipos de transações.

Pode-se também, comprar eletronicamente, utilizando-se a tecnologia EDI (eletronic date interchange). Esta forma de comunicação e transação, liga a empresa aos seus clientes, fornecedores, transportadoras, bancos, etc. Tem como principais vantagens: rapidez, segurança e precisão no fluxo de informações. Reforça o conceito de parceria, facilita a colocação de pedidos, além de reduzir significativamente os custos.

O PROCESSO DE COMPRA:

Como o fator tempo é fundamental numa empresa, deve-se de forma eficiente, tentar reduzir ao máximo o tempo necessário à aquisição ou compra dos materiais. Quando se inicia o processo de compra, o tempo começa a ser contado desde a solicitação do material até o momento exato em que o material, já na empresa, encontra-se disponível para ser usado.

A implantação de um sistema administrativo, com o objetivo de minimizar o tempo essencial de compras faz-se necessária. Esse sistema deverá facilitar o controle, que é importantíssimo, pois dele advém uma série de medidas acauteladoras e mesmo saneadoras.

No processo de compras atenção especial deve ser dada a solicitação de compras.

As solicitações para compra deverão ter origem em qualquer ponto de consumo e mais frequentemente, no setor responsável pelo controle de estoque. Por estoque entendem-se aqui, as quantidades de Matérias-Primas, materiais secundários, componentes, acessórios, suprimentos, etc., que uma empresa geralmente mantém para tender às solicitações da produção ou dos clientes. Geralmente as solicitações são efetuadas formalmente através de um formulário padronizado, denominado “SOLICITAÇÃO DE COMPRA” – SC. Deve-se tentar evitar ao máximo, as solicitações para compra de forma verbal, não querendo dizer com isto que todas as Empresas devam possuir um formulário específico para o desenvolvimento dessa rotina.

De posse da solicitação de compras, a área de compras da empresa precisa ter conhecimento dos fornecedores dos materiais que estão sendo solicitados.

É uma necessidade a existência de um conhecimento efetivo sobre os fornecedores. O referido conhecimento deverá abranger o maior número possível de fornecedores com o objetivo de identificar mais rapidamente os melhores.

É importante observar, que para cadastramento, é necessário que os fornecedores apresentem os seguintes documentos: Contrato social da empresa e suas alterações; atestado de capacidade e idoneidade financeira; Cópia do último balanço; Linha de produtos e/ou serviço oferecidos; Condições gerais sobre:  Preço dos produtos, Condições de pagamento, Meio de transporte utilizado para a entrega dos produtos e possíveis descontos em função da quantidade comprada.

Essas informações devem estar contidas em formulários padronizados ou no sistema ERP da empresa.

O primeiro oferece elementos gerais sobre as empresas fornecedoras e o segundo, além de controlar estatisticamente as compras, oferece um conhecimento mais detalhado sobre quem já forneceu para a Empresa um determinado material. Fica deste modo enfatizado a importância do controle dos fornecedores no setor de compras, para que as empresas possam concorrer com menores custos, maiores lucratividade e segurança.

É sempre aconselhável fazer uma pequena cotação de preços entre aqueles fornecedores que julgamos aptos a nos fornecerem o artigo desejado. Mesmo que estejamos certos e conscientes de que fulano vende mais barato, não custa ver se há alguém que fornece outra condição qualquer, como melhores condições de pagamento ou entrega imediata e a domicílio, alguma garantia etc., pois nunca se sabe quando necessitaremos de outras condições.

Também é importante que se trabalhe com mais de um fornecedor. Desta forma, caso ocorra um não ter determinado artigo, o outro não deixará faltar. O mesmo ocorre na produção; nunca depender de um único cliente, procurar ter dois ou mais tão importantes quanto o primeiro.

A melhor maneira de avaliar os fornecedores é acompanhar o seu desempenho, sobre os aspectos:

  • Preço;
  • Cumprimento do prazo de entrega;
  • Qualidade do produto;
  • Condições de pagamento;
  • Ética comercial;
  • Presteza no atendimento de emergências.

Essa forma de avaliar fornecedores será objeto de um próximo artigo

Desafios para as pequenas e médias empresas do setor de logística e transporte

desafios para o setor de logística e transporte

O ano de 2021 deverá ser um pouco melhor que o ano anterior para o profissional das PME’s das áreas de Logística e Transportes. Entretanto, apesar de um horizonte relativamente positivo, é preciso tomar cuidado com algumas “armadilhas” e se preparar para os novos desafios com criatividade competitiva.

O mercado, de modo geral, ainda navegará em ritmo lento, à mercê das disputas políticas, e dos mínimos investimentos em infraestrutura. Aos poucos a corrupção e a pouca vergonha estão sendo substituídas por trabalho, ética e dignidade com probabilidade para sentir a brisa do crescimento, torcendo por uma taxa de expansão da economia perto de 1% ao ano.

Se não implementarmos uma política concreta de investimentos na infraestrutura de transportes, inexoravelmente enfrentaremos um novo apagão logístico, envolvendo principalmente, os portos e as rodovias, por onde transitam cerca de 80% da produção brasileira.

É fundamental que os recursos da CIDE sejam realmente aplicados na infraestrutura de transportes, aprimorando as eficiências e fortalecendo o cumprimento dos prazos de entrega.

O mercado de prestação de serviços de logística e transporte continuará a evoluir, apesar da falta de contratos formais ou contratos desiguais, que não estimularão o desenvolvimento de parcerias em médio e longo prazo, impossibilitando uma rentabilidade adequada ao transportador ou ao operador logístico, reforçando a “comoditização” dos serviços. O fato de muitas empresas recorrerem, cada vez mais, às nocivas práticas de licitações eletrônicas levará a um “nivelamento por baixo”, contribuindo celeremente para o incremento da mortalidade das empresas de logística e transportes de pequeno porte.

Nos próximos anos, o principal desafio para o setor de logística e transporte será a relação nível de serviço x custos. Este desafio deverá se estender por mais alguns anos, induzindo uma maior profissionalização das empresas do setor de logística e transportes. Na caminhada, muitas delas sucumbirão diante dos novos desafios, principalmente aquelas fortemente enraizadas na cultura da prestação de serviços exclusivamente aos ativos operacionais.

Erros na elaboração dos preços, falhas no processo de cubagem, excessiva concentração de cargas no final do mês e dificuldade em otimizar as rotas e veículos reduzirão a margem de lucratividade das empresas de transporte, comprometendo a gestão do fluxo de caixa das transportadoras, cada vez com a maior necessidade de recorrerem a empréstimos bancários ou se desfazendo de ativos operacionais. Será cada vez mais frequente presenciarmos as transportadoras não participando dos processos de cotação, até mesmo rejeitando cargas poucas ou nada lucrativas.

Em médio prazo, as empresas precisarão desenvolver uma nova capacidade técnica, a da gestão de terceiros, ou delegar a operadores logísticos especializados essa atividade, em um contexto mais amplo, o da gestão de transportes.

Os armazéns ainda serão um gigantesco problema para as empresas. Investimentos em infraestrutura de movimentação e armazenagem de materiais, bem como a sua informatização deverão, desde já, estar contemplados no plano estratégico da empresa, objetivando cenários futuros para o período 2021/2024.

Daqui para frente, especial atenção deverá ser dada à gestão dos estoques e insumos produtivos, embalagens, produtos em processo, produtos acabados e itens para manutenção e reparo. Chegamos ao limite da redução de custos logísticos através dos fretes e, a partir de agora, as empresas precisarão ser mais criativas e voltar as suas atenções para os seus processos de previsão de demanda, programação de produção, administração de compras e planejamento dos estoques, dentro de uma cultura de fluxo contínuo, no modelo just in time desenvolvido pela Toyota e, principalmente, no uso do sistema Lean, visando eliminar os desperdícios e tudo o mais que não agrega valor para o cliente. Tais procedimentos requererão dos profissionais de logística um amplo conhecimento técnico, envolvendo estatística, matemática financeira e pesquisa operacional, além, é claro, do domínio dos conceitos básicos e avançados de gestão da cadeia logística integrada (supply chain).

Uma visão gerencial de custos também será importantíssima e, se possível, dentro de uma estratégia realista, como a propagada pelas técnicas de custeio ABC (activity-based costing).

O ano de 2021 será bastante agitado para as empresas dependentes do comércio internacional. Destacar-se-ão não apenas os tradicionais setores de bens de capital, automotivo, combustíveis, lubrificantes e insumos industriais (principalmente o químico), mais também o setor de bens de consumo, alimentos e bebidas, a depender principalmente do crescimento dos países considerados de primeiro mundo.

Embora tenhamos um recorde de exportações baseado na flutuação do dólar, e tenhamos apresentado um pequeno aumento na participação de produtos manufaturados no total exportado, a base de empresas exportadoras continuará a se reduzir, ficando cada vez mais restrita e concentrada em grandes empresas. Setores como o têxtil, calçados e moveis apresentarão queda nas exportações. As exportações deverão apresentar um pequeno aumento devido, principalmente pela desvalorização do real e do menor crescimento da economia mundial.

As empresas precisarão estreitar laços com parceiros confiáveis na gestão da logística internacional, para garantir um nível de serviço adequado no atendimento dos prazos estipulados nos contratos de exportação, evitando paralisações em linhas produtivas, ou a redução de vendas em decorrência de problemas ou atrasos na importação.

Há muito que fazer para 2021. Uma nova realidade vem se abrindo para os profissionais de logística. Outros desafios para o setor de logística e transporte estão surgindo e, neste novo contexto, o papel do capital humano e da tecnologia será de suma importância para a manutenção da competitividade nos mercados envolvidos.

Fazendo gestão de estoque pela classificação ABC

Observando-se o sistema de gestão das PME’s brasileiras, é muito comum verificarmos que muitas empresas não realizam adequadamente a sua gestão de estoque. Tal fato implica em imobilização alta do seu capital de giro, comprometendo na maioria das vezes o desempenho da organização.

Nos dias atuais, é fundamental que as empresas adequem os seus estoques à disponibilidade do seu capital de giro, para isso é fundamental dimensionar os níveis de estoque. Seria bastante trabalhoso e antieconômico controlar os vários itens em estoque de uma empresa com o mesmo rigor. Algumas empresas têm em estoque até 40.000 itens diferentes e que também devem ser controlados diferentemente.

Ferramenta para gestão de estoque

Uma das ferramentas mais utilizadas para o gerenciamento dos estoques é a conhecida classificação ABC, cujo princípio é o estabelecimento de prioridades. Esse método, desenvolvido pelo economista, sociólogo e engenheiro italiano Vilfredo Pareto, em 1897, e utilizado inicialmente para caracterizar a distribuição de renda entre a população, foi adaptado e vem sendo utilizado no gerenciamento das organizações, e principalmente no gerenciamento dos estoques com o nome de classificação ABC, permitindo identificar itens que justificam atenção e tratamento diferenciados. O termo ABC em estoques significa ordem de prioridade dos materiais estocados. Essa classificação permite separar os diversos materiais em 3 classes, levando em consideração o valor de consumo (Vc = Cm x P), onde: Vc = Valor de Consumo, Cm = Consumo médio mensal e P = Preço médio unitário. Chama-se materiais Classe A aqueles mais importantes e que devem ser controlados rigorosamente pela administração. Na prática, pode-se constatar que os itens da Classe A, representam apenas entre 8% e 10% da quantidade dos itens em estoque, representando em valor de consumo, de 70% a 75% do valor total de consumo de todos os itens do estoque. Os itens Classe B, representam o grupo de itens em situação intermediária entre as Classes A e C. Geralmente, os itens da Classe B representam de 25% a 30% dos itens em estoque, porém de 20% a 25% do valor total de consumo desse estoque. Os itens Classe C representam os itens de menor valor de consumo, que merecem menos rigor no controle por parte da Administração da empresa. Esses itens, geralmente representam entre 60% e 67% da quantidade de itens totais estocados, representando em valor de consumo, apenas 5% do valor total de consumo desse estoque. A constatação principal da classificação ABC é que devem ser tratados de uma maneira diferenciada os diferentes itens de um estoque. Utiliza-se a classificação ABC para:

a) delegação de poder, por exemplo: itens da Classe A, sua compra deverá ser autorizada apenas pela gerência; itens da Classe B, sua compra poderá ser autorizada pelas chefias; e os itens da Classe C, sua compra poderá ser autorizada pelos encarregados.

b) estabelecer períodos de inventário, por exemplo: Itens da Classe A, os inventários devem ser feitos mensalmente; Itens da Classe B os inventários devem ser feitos bimensalmente; e para os itens da Classe C os inventários devem ser feitos trimestralmente.

c) parametrizar os níveis de estoques.

Após conhecer os produtos ABC, é de fundamental importância conhecer quais são os itens C, que são imprescindíveis na empresa, de modo a reclassifica- lós. Este critério de reclassificação é conhecido com o nome de Criticidade. Neste caso, os itens da Classe C se subdividem em: X – Materiais imprescindíveis ao funcionamento da empresa, cuja falta acarreta a paralisação de uma ou mais fases operativas vitais ou envolva riscos relacionados à segurança pessoal e/ou patrimonial, não sendo possível a sua substituição por equivalente. Y – Materiais imprescindíveis ao funcionamento da empresa, cuja falta afeta uma ou mais fases operativas vitais, podendo levar à mudança de programação ou à redução de produção, ou envolva, ainda, riscos relacionados à segurança pessoal e/ou patrimonial, sendo possível a sua substituição por equivalente. Z – Materiais não imprescindíveis ao funcionamento da empresa, cuja falta não acarreta paralisação, mudança de programação ou redução de produção, nem envolva riscos relacionados à segurança pessoal e/ou patrimonial, possuindo ou não equivalente.

Fatores chaves para dimensionar itens de estoque

Conhecida a classificação ABC partimos para dimensionar os níveis de estoque. Os níveis de estoque para cada um dos materiais são estabelecidos em forma de quantidades máximas e mínimas e que são influenciados pelos fatores abaixo enumerados:

01. Históricos dos consumos/vendas (saídas);

02. Costumes dos clientes, em matéria de pedidos;

03. Tempo disponível desde a aceitação do pedido até a remessa(tempo de reposição);

04. Capacidade dos concorrentes para servir rapidamente os fregueses;

05. Perigo de que os artigos fiquem obsoletos;

06. Perigo de estragos dos artigos perecíveis;

07. Custo de aquisição dos estoques (custo de obter);

08. Custo de administração dos estoques (custo de ter);

09. Espaço disponível para estocagem;

10. Diferença de preço entre as compras de grandes ou pequenas quantidades.

Chamamos a atenção para a importância do dimensionamento dos níveis de estoque, conhecidos como: estoque mínimo, ponto de pedido e estoque máximo para que a empresa não jogue fora capital de giro, que nos tempos modernos é muito escasso.

PME Academy online, solução para profissionais de gestão e liderança nas PME

Uma boa notícia! Criamos uma solução inovadora pensando no aprimoramento de competências em gestão e liderança, para profissionais que atuam no segmento PME (Pequenas e Médias Empresas), onde agilidade, flexibilidade, aprendizado contínuo e acesso a qualquer hora de qualquer lugar são questões primordiais.

Com um serviço oferecido na modalidade online, em uma plataforma da web, definimos uma estrutura de cursos com dois objetivos que se completam:

●   Desenvolvimento de Especialistas, profissionais com profundo conhecimento sobre determinada linha temática, sua área de atuação na empresa, e

●   Desenvolvimento de Generalistas, profissionais com conhecimentos complementares a sua atividade fundamental, abrangentes e pragmáticos, em linhas temáticas acessórias a sua atuação profissional.

A solução foi desenhada por um time de especialistas em várias áreas de conhecimento, com diversificada e profunda experiência vivenciada em processos de capacitação, trabalhando com o desenvolvimento de competências profissionais e ensino, e atividades correlatas como consultoria (educativa), coaching e mentoria.

Após ampla criação e debate de ideias, considerando modelos existentes de capacitação e possibilidades de inovação, a nossa proposta foi desenhada a partir de elementos que formam o arcabouço da solução: verticais, trilhas, cursos e aulas.

Verticais constituem as áreas de conhecimento e atuação profissional associadas a uma linha temática específica como, por exemplo, estratégia, gestão da rotina, inovação, empreendedorismo, liderança, comportamento humano, logística, cadeia de suprimentos, produção, serviços, gestão de varejo, qualidade, finanças, recursos humanos (gestão de pessoas), governança corporativa, gestão de projetos, tecnologia da informação, manutenção industrial, comércio exterior, e outras.

Para cada linha vertical, objetivando as entregas, criamos trilhas de aprendizagem, partindo de uma trilha básica, seguindo para uma trilha avançada e evoluindo para uma trilha expert. As trilhas são estruturas compostas por cursos.

Cada trilha, em princípio, é formada por um conjunto de 5 cursos numa sequência de entregas que facilita a apreensão do conhecimento e a aplicabilidade das práticas abordadas. De fato, dependendo do tema em desenvolvimento, cada trilha pode variar de 3 a 7 cursos. Por definição, cada curso é desenvolvido num espaço de tempo de 1 a 2 horas.

Por sua vez, facilitando o engajamento e a aprendizagem, os cursos são entregues em aulas. As aulas, componentes básicas de entrega, são planejadas e elaboradas com uma duração de 10 a 20 minutos, com alguma flexibilidade podendo chegar a um máximo de 30 minutos.

Colocando tudo em perspectiva, visualizando o arcabouço da solução, temos verticais (linhas de conhecimento especializado), sobre as quais são formadas trilhas de aprendizagem, constituídas por um conjunto de cursos, que por sua vez são entregues em aulas curtas e objetivas.

Essa estrutura de desenvolvimento por vertical privilegia a capacitação e o aperfeiçoamento de Profissionais Especialistas, dado que cada vertical é uma linha de especialidade.

Por outro lado, essa estrutura possibilita o desenvolvimento de trilhas horizontais, ou seja, que perpassam duas ou mais verticais. Assim, fica também atendido o foco da capacitação e do aperfeiçoamento de Profissionais Generalistas.

As trilhas apresentadas na Plataforma PME Academy online são sugeridas, planejadas por especialistas que vivenciam e entendem as dificuldades e demandas do público-alvo. Contudo, também estamos abertos ao desenho de novas trilhas, seja a partir de uma nova necessidade identificada no mercado, seja por demanda de um cliente (uma pequena ou média empresa) que precisa resolver um problema específico.

Estamos atentos e disponíveis. Fale conosco, apresente suas dúvidas e necessidades, tenha certeza de que, juntos, vamos achar uma solução.