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Gestão ágil, realidade ou modismo?

gestão ágil

Para responder a questão – gestão ágil, realidade ou modismo? – antes de tudo precisamos esclarecer o que se entende por gestão ágil. De onde vem esse conceito, essa prática?

Iniciando pelo termo ágil devemos compreender que agilidade no contexto da gestão não é sinônimo de rapidez. Embora o senso de urgência na tomada de decisão e ação seja um aspecto importante, a expressão que melhor traduz agilidade é adaptabilidade. Mas de onde vem esse conceito? Do manifesto ágil (publicado originalmente em 2001), uma declaração elaborada por profissionais de tecnologia da informação que, insatisfeitos com problemas enfrentados no desenvolvimento de softwares, definiram valores e princípios para encaminhar uma solução para a situação indesejada. São os seguintes os valores:

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
  • Software* em funcionamento mais que documentação abrangente
  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
  • Responder a mudanças mais que seguir um plano

* por software, no contexto deste artigo, vamos entender como sendo um produto (resultado de um processo)

Tomando como referência esses valores, expandindo-os da gestão do desenvolvimento de soluções de software para gestão empresarial, podemos dizer que a agilidade na gestão implica real interesse pelos problemas das pessoas (clientes internos ou externos), de modo a resolver situações indesejadas (problemas com as entregas) em colaboração e o mais prontamente possível. Para que isso se realize, de modo assertivo, é necessário ter método que implica fazer gestão.

Mas o que se espera do método de gestão? Para que servem ações de gestão? De modo pragmático, gestão pode ser entendida como a atividade que dá respostas às questões “o quê?”, “por quê?” e “como?”. O “o quê?” são os objetivos a serem alcançados, basicamente dois: previsibilidade (entregar o que foi prometido) e competitividade (de tempos em tempos, adicionar mais valor às entregas), formando um círculo virtuoso entre esses dois alvos. O “por quê?” da previsibilidade é garantir sustentabilidade aos negócios, e da competitividade é dar perenidade ao empreendimento.

O “como?” responde pelas práticas, ferramentas e métodos, usadas para se alcançar os objetivos da gestão. No caso do objetivo da previsibilidade a ação gerencial deve focar na manutenção da rotina com a pronta solução de problemas. Por sua vez, para alcançar o objetivo da competitividade o foco se direciona para agregação de valor com ações de inovação às soluções até então entregues pela rotina. E, aqui surge outro aspecto importante para podermos responder à questão inicialmente colocada, a gestão deve resolver problemas.

Gestão ágil – equipes autônomas, entendendo o contexto das situações, agindo responsiva e responsavelmente para a solução de problemas

O que é um problema no âmbito da gestão? São todas as situações inesperadas no dia a dia (com perda de previsibilidade) ou a necessidade de promover mudanças (para ampliação da competitividade). Então, nessa linha, vamos dizer que há dois tipos de problemas sobre os quais a gestão deve agir, os indesejados e os desejados. O primeiro tipo corresponde aos desvios do planejado (com causas inesperadas em atuação), e o segundo tipo responde pelo desafio da imposição de mudanças (inovações em produtos, processos ou modelo de negócio). Esses problemas precisam ser resolvidos com agilidade, ou seja, adaptabilidade e senso de urgência.

Com esses esclarecimentos podemos afirmar que gestão ágil não é um modismo, nem tampouco algo novo. É uma realidade que sempre esteve, ou deveria ter estado, no âmago da cultura de gestão de toda empresa. Evidentemente que se estamos falando de cultura, estamos falando do comportamento de pessoas, que em uma mesma empresa, trabalham em conjunto para alcançar objetivos comuns. Aqui está o real significado da gestão ágil, equipes autônomas, entendendo o contexto dos problemas que vão se apresentando no dia a dia, agindo responsiva e responsavelmente para a preservação da sustentabilidade dos negócios e garantia da perenidade da organização.

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Gestão, comando e controle ou engajamento e autonomia?

Antes de responder sobre a melhor forma de praticar gestão precisamos entender quais são seus objetivos. Toda empresa busca sustentabilidade e perenidade. Então, essencialmente são dois os objetivos a perseguir, garantir previsibilidade e ampliar a competitividade. Previsibilidade está associada a entregar o que foi planejado, obtendo resultados consistentes, mas só isso não basta à perenidade da organização. É imperativo buscar ganhos de competitividade, elevando o patamar de desempenho dos negócios, gerando e entregando cada vez mais valor às partes interessadas.

Para obter previsibilidade, entre as práticas fundamentais, é preciso executar processos bem delineados, medir os resultados e resolver problemas (resultados não alcançados). Isso passa pelo planejamento da rotina, uma execução metódica, avaliação de performance e ações corretivas.

Para alcançar ganhos de competitividade, no mínimo deve-se praticar a melhoria contínua (hoje também denominada inovações incrementais) de processos e produtos, mas também promover inovações radicais surpreendendo os clientes atuais ou entrando em novos nichos ou ainda novos mercados. Para isso, é primordial estabelecer uma visão de futuro e definir iniciativas estratégicas que promovam mudanças nos negócios.

Com isso em mente, podemos voltar à questão sobre a forma de praticar gestão, em especial, pensando na equipe e suas ações. Afinal, um gestor não faz nada sozinho, é parte de um time. Essa equipe pode funcionar de modo mais impositivo e vigiado ou mais autônomo. A forma depende em muito da cultura empresarial e do perfil do gestor.

A forma de praticar gestão depende do perfil do gestor

Cada organização tem sua cultura, por vezes deixada à própria sorte. Ela está lá no ambiente de trabalho, influenciando as atitudes e o comportamento das pessoas, sem que ninguém cuide da definição e disseminação de atitudes e comportamentos esperados. Esta é a pior situação, dificilmente uma boa prática de gestão acontece nesse ambiente. Vive-se um constante “apagar incêndios”, com alguns “bombeiros e heróis” esforçando-se para salvar o dia.

Algumas empresas, por perfil de seus fundadores e a descrença no comprometimento das pessoas, desenvolve uma cultura de comando e controle. Isto é o que ocorre num ambiente onde tudo precisa vir ou passar pelas mãos dos gestores, decisões vêm da linha de comando, a cobrança por ações e resultados é uma constante. Isso leva a uma forma de gestão onde é bem conhecido o ditado “manda quem pode, obedece quem tem juízo”.

Em outras empresas os executivos entendem o contexto, que o ambiente de competição tem um dinamismo inerente, independentemente do que se faça. Compreendendo isso, estabelecem uma cultura onde o engajamento das pessoas com uma visão de futuro comum gera ações responsáveis e proativas. Há delegação de autonomia à equipe. O gestor se libera de estar sempre a ditar ordens e a par do que está acontecendo no dia a dia, podendo atuar muito mais como um mentor e um facilitador na solução de entraves ou problemas.

Numa cultura de comando e controle há mais tensão nas relações, e um maior esforço do gestor para garantir que as coisas funcionem com fluidez e bons resultados. A falta de autonomia trava a equipe, que pode acabar sem coragem ou iniciativa para tentar tudo que seria possível para alcançar os resultados previstos.

Por sua vez, numa cultura onde o contexto é compreendido por todos, há amplo engajamento das pessoas com a visão de futuro. Consequentemente a equipe será proativa e disciplinada na aplicação das melhores práticas, das ferramentas adequadas a cada caso, dos métodos que facilitem as ações necessárias à busca de resultados no dia a dia.

Fica a reflexão: Qual a forma de praticar gestão em sua empresa?

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Compras nas PME: como melhorar o desempenho

COMPRAR significa procurar, adquirir e providenciar a entrega e recebimento de materiais, mercadorias, suprimentos, serviços e máquinas necessários para a manutenção, expansão e funcionamento da empresa.

Todo empresário que deseja desenvolver uma boa administração de compras deve prestar atenção aos seguintes aspectos:  Manter a reputação da empresa sendo integro e correto em seus negócios com os fornecedores e manter a sua empresa atualizada quanto aos progressos tecnológicos e gerenciais, participando de cursos, conferências, lendo livros, revistas, folhetos, etc.

No momento da realização de uma compra, sempre aparece em primeiro plano o questionamento, que preço devo pagar? Lembro que o menor preço nem sempre é melhor para a empresa. Devemos sempre buscar a melhor relação custo/benefício. para os artigos cujos preços variam pouco, as compras devem ajustar-se estritamente às necessidades previstas e não se deve comprar mais do que a quantidade necessária, mais um pequeno excesso como margem de segurança para o caso que haja uma súbita interrupção por parte do fornecedor.

Para os artigos em que as variações de preços de mercado são grandes e frequentes, segue-se como norma, sempre que possível, comprar quando os preços estão baixos.

No momento da tomada de condições após escolha dos fornecedores, solicitam-se, sobre o artigo desejado, as seguintes informações:

1. Preço unitário e preço total; descontos; impostos; fretes e transportes;

2. Condições de pagamento: adiantado; à vista com desconto; a vista sem desconto; a prazo (30-60-90-120 dias);

3. Prazo de entrega: imediato; 15, 30, 45 dias, etc.

4. Caso necessário, o fornecedor dá orientação técnica sobre o produto desejado?

5. Garantias de qualidade;

6. Assistência técnica.

Depois de ponderados os itens necessários, você pode, então, escolher o fornecedor. Mas, não basta lhe telefonar e dizer que venceu a concorrência ou que se quer tal quantidade de produto, é preciso formalizar este pedido, ou através de uma AF(Autorização de Fornecimento) ou  um documento  do próprio fornecedor, formando assim um acordo de compra e venda de natureza contratual.

Outra forma de realizar compras é usando a Internet. Para as PME’s, é mais vantajoso porque:

  • O investimento inicial em tecnologia é menor;
  • Atinge toda a cadeia de suprimento;
  • Permite transação máquina-máquina e homem-máquina, o que não acontece com o EDI;
  • Permite maior flexibilidade em tipos de transações.

Pode-se também, comprar eletronicamente, utilizando-se a tecnologia EDI (eletronic date interchange). Esta forma de comunicação e transação, liga a empresa aos seus clientes, fornecedores, transportadoras, bancos, etc. Tem como principais vantagens: rapidez, segurança e precisão no fluxo de informações. Reforça o conceito de parceria, facilita a colocação de pedidos, além de reduzir significativamente os custos.

O PROCESSO DE COMPRA:

Como o fator tempo é fundamental numa empresa, deve-se de forma eficiente, tentar reduzir ao máximo o tempo necessário à aquisição ou compra dos materiais. Quando se inicia o processo de compra, o tempo começa a ser contado desde a solicitação do material até o momento exato em que o material, já na empresa, encontra-se disponível para ser usado.

A implantação de um sistema administrativo, com o objetivo de minimizar o tempo essencial de compras faz-se necessária. Esse sistema deverá facilitar o controle, que é importantíssimo, pois dele advém uma série de medidas acauteladoras e mesmo saneadoras.

No processo de compras atenção especial deve ser dada a solicitação de compras.

As solicitações para compra deverão ter origem em qualquer ponto de consumo e mais frequentemente, no setor responsável pelo controle de estoque. Por estoque entendem-se aqui, as quantidades de Matérias-Primas, materiais secundários, componentes, acessórios, suprimentos, etc., que uma empresa geralmente mantém para tender às solicitações da produção ou dos clientes. Geralmente as solicitações são efetuadas formalmente através de um formulário padronizado, denominado “SOLICITAÇÃO DE COMPRA” – SC. Deve-se tentar evitar ao máximo, as solicitações para compra de forma verbal, não querendo dizer com isto que todas as Empresas devam possuir um formulário específico para o desenvolvimento dessa rotina.

De posse da solicitação de compras, a área de compras da empresa precisa ter conhecimento dos fornecedores dos materiais que estão sendo solicitados.

É uma necessidade a existência de um conhecimento efetivo sobre os fornecedores. O referido conhecimento deverá abranger o maior número possível de fornecedores com o objetivo de identificar mais rapidamente os melhores.

É importante observar, que para cadastramento, é necessário que os fornecedores apresentem os seguintes documentos: Contrato social da empresa e suas alterações; atestado de capacidade e idoneidade financeira; Cópia do último balanço; Linha de produtos e/ou serviço oferecidos; Condições gerais sobre:  Preço dos produtos, Condições de pagamento, Meio de transporte utilizado para a entrega dos produtos e possíveis descontos em função da quantidade comprada.

Essas informações devem estar contidas em formulários padronizados ou no sistema ERP da empresa.

O primeiro oferece elementos gerais sobre as empresas fornecedoras e o segundo, além de controlar estatisticamente as compras, oferece um conhecimento mais detalhado sobre quem já forneceu para a Empresa um determinado material. Fica deste modo enfatizado a importância do controle dos fornecedores no setor de compras, para que as empresas possam concorrer com menores custos, maiores lucratividade e segurança.

É sempre aconselhável fazer uma pequena cotação de preços entre aqueles fornecedores que julgamos aptos a nos fornecerem o artigo desejado. Mesmo que estejamos certos e conscientes de que fulano vende mais barato, não custa ver se há alguém que fornece outra condição qualquer, como melhores condições de pagamento ou entrega imediata e a domicílio, alguma garantia etc., pois nunca se sabe quando necessitaremos de outras condições.

Também é importante que se trabalhe com mais de um fornecedor. Desta forma, caso ocorra um não ter determinado artigo, o outro não deixará faltar. O mesmo ocorre na produção; nunca depender de um único cliente, procurar ter dois ou mais tão importantes quanto o primeiro.

A melhor maneira de avaliar os fornecedores é acompanhar o seu desempenho, sobre os aspectos:

  • Preço;
  • Cumprimento do prazo de entrega;
  • Qualidade do produto;
  • Condições de pagamento;
  • Ética comercial;
  • Presteza no atendimento de emergências.

Essa forma de avaliar fornecedores será objeto de um próximo artigo

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Desafios para as pequenas e médias empresas do setor de logística e transporte

desafios para o setor de logística e transporte

O ano de 2021 deverá ser um pouco melhor que o ano anterior para o profissional das PME’s das áreas de Logística e Transportes. Entretanto, apesar de um horizonte relativamente positivo, é preciso tomar cuidado com algumas “armadilhas” e se preparar para os novos desafios com criatividade competitiva.

O mercado, de modo geral, ainda navegará em ritmo lento, à mercê das disputas políticas, e dos mínimos investimentos em infraestrutura. Aos poucos a corrupção e a pouca vergonha estão sendo substituídas por trabalho, ética e dignidade com probabilidade para sentir a brisa do crescimento, torcendo por uma taxa de expansão da economia perto de 1% ao ano.

Se não implementarmos uma política concreta de investimentos na infraestrutura de transportes, inexoravelmente enfrentaremos um novo apagão logístico, envolvendo principalmente, os portos e as rodovias, por onde transitam cerca de 80% da produção brasileira.

É fundamental que os recursos da CIDE sejam realmente aplicados na infraestrutura de transportes, aprimorando as eficiências e fortalecendo o cumprimento dos prazos de entrega.

O mercado de prestação de serviços de logística e transporte continuará a evoluir, apesar da falta de contratos formais ou contratos desiguais, que não estimularão o desenvolvimento de parcerias em médio e longo prazo, impossibilitando uma rentabilidade adequada ao transportador ou ao operador logístico, reforçando a “comoditização” dos serviços. O fato de muitas empresas recorrerem, cada vez mais, às nocivas práticas de licitações eletrônicas levará a um “nivelamento por baixo”, contribuindo celeremente para o incremento da mortalidade das empresas de logística e transportes de pequeno porte.

Nos próximos anos, o principal desafio para o setor de logística e transporte será a relação nível de serviço x custos. Este desafio deverá se estender por mais alguns anos, induzindo uma maior profissionalização das empresas do setor de logística e transportes. Na caminhada, muitas delas sucumbirão diante dos novos desafios, principalmente aquelas fortemente enraizadas na cultura da prestação de serviços exclusivamente aos ativos operacionais.

Erros na elaboração dos preços, falhas no processo de cubagem, excessiva concentração de cargas no final do mês e dificuldade em otimizar as rotas e veículos reduzirão a margem de lucratividade das empresas de transporte, comprometendo a gestão do fluxo de caixa das transportadoras, cada vez com a maior necessidade de recorrerem a empréstimos bancários ou se desfazendo de ativos operacionais. Será cada vez mais frequente presenciarmos as transportadoras não participando dos processos de cotação, até mesmo rejeitando cargas poucas ou nada lucrativas.

Em médio prazo, as empresas precisarão desenvolver uma nova capacidade técnica, a da gestão de terceiros, ou delegar a operadores logísticos especializados essa atividade, em um contexto mais amplo, o da gestão de transportes.

Os armazéns ainda serão um gigantesco problema para as empresas. Investimentos em infraestrutura de movimentação e armazenagem de materiais, bem como a sua informatização deverão, desde já, estar contemplados no plano estratégico da empresa, objetivando cenários futuros para o período 2021/2024.

Daqui para frente, especial atenção deverá ser dada à gestão dos estoques e insumos produtivos, embalagens, produtos em processo, produtos acabados e itens para manutenção e reparo. Chegamos ao limite da redução de custos logísticos através dos fretes e, a partir de agora, as empresas precisarão ser mais criativas e voltar as suas atenções para os seus processos de previsão de demanda, programação de produção, administração de compras e planejamento dos estoques, dentro de uma cultura de fluxo contínuo, no modelo just in time desenvolvido pela Toyota e, principalmente, no uso do sistema Lean, visando eliminar os desperdícios e tudo o mais que não agrega valor para o cliente. Tais procedimentos requererão dos profissionais de logística um amplo conhecimento técnico, envolvendo estatística, matemática financeira e pesquisa operacional, além, é claro, do domínio dos conceitos básicos e avançados de gestão da cadeia logística integrada (supply chain).

Uma visão gerencial de custos também será importantíssima e, se possível, dentro de uma estratégia realista, como a propagada pelas técnicas de custeio ABC (activity-based costing).

O ano de 2021 será bastante agitado para as empresas dependentes do comércio internacional. Destacar-se-ão não apenas os tradicionais setores de bens de capital, automotivo, combustíveis, lubrificantes e insumos industriais (principalmente o químico), mais também o setor de bens de consumo, alimentos e bebidas, a depender principalmente do crescimento dos países considerados de primeiro mundo.

Embora tenhamos um recorde de exportações baseado na flutuação do dólar, e tenhamos apresentado um pequeno aumento na participação de produtos manufaturados no total exportado, a base de empresas exportadoras continuará a se reduzir, ficando cada vez mais restrita e concentrada em grandes empresas. Setores como o têxtil, calçados e moveis apresentarão queda nas exportações. As exportações deverão apresentar um pequeno aumento devido, principalmente pela desvalorização do real e do menor crescimento da economia mundial.

As empresas precisarão estreitar laços com parceiros confiáveis na gestão da logística internacional, para garantir um nível de serviço adequado no atendimento dos prazos estipulados nos contratos de exportação, evitando paralisações em linhas produtivas, ou a redução de vendas em decorrência de problemas ou atrasos na importação.

Há muito que fazer para 2021. Uma nova realidade vem se abrindo para os profissionais de logística. Outros desafios para o setor de logística e transporte estão surgindo e, neste novo contexto, o papel do capital humano e da tecnologia será de suma importância para a manutenção da competitividade nos mercados envolvidos.