A complexidade cada vez maior no processo decisório de nossas empresas nos últimos anos e a necessidade da formulação de modelos científicos que permitam aos administradores sua aplicação à realidade enfrentada no dia a dia das organizações tem levado efetivamente vários estudiosos a publicarem trabalhos e livros sobre Administração de Materiais e das Compras, relegando ao passado os princípios intuitivos, casuísticos e empíricos outrora utilizados na gestão dessa importante atividade nas empresas.
A Administração dos Materiais e das compras desenvolveu-se criando novos objetivos e a partir deles, novas técnicas passaram a ser aplicadas para atingi-los, sempre buscando um aumento de eficiência no sistema produtivo como um todo, traduzido na redução dos custos operacionais e na busca da otimização da eficácia organizacional.
No meu e-Book Procuramos acompanhar as evoluções dos conceitos e técnicas da Administração dos Materiais e das compras adaptadas aos modernos conceitos de logística e gestão, tornando simples e didático o aprendizado por parte dos alunos dos cursos de graduação e especialização em Administração de Empresas, ou mesmo para os Administradores de Materiais e das compras das organizações.
Este artigo tem o intuito de mostrar a aplicabilidade dos conceitos da Administração dos Materiais e das compras de uma forma simples, porém sem esgotar ou aprofundar-se excessivamente.
O seu conteúdo não é inteiramente original, pois seu resultado deveu-se a pesquisas, consultas e críticas a todo material de outros autores que chegaram as nossas mãos, bem como do resultado de minha experiência profissional de mais de 40 anos como consultor de empresas dos diversos ramos de atividades (comerciais, industriais, serviços e de repartições do governo).
As constantes transformações estruturais que o mundo vem passando, estão provocando forte impacto nos países, nas organizações e nas pessoas. São mudanças econômicas, políticas, sociais e tecnológicas que, se não forem adequadamente tratadas, poderão conduzir ao absolutismo ou, até mesmo, à falência dos órgãos públicos estatais ou privados.
Um fato preocupante é que, na maioria das organizações, principalmente de pequeno porte, o seu corpo diretivo e gerencial ainda não despertou para o “momento atual” e adicionalmente, quase sempre reage às mudanças seja por desconhecimento, insegurança, receio de perda de poder, inércia ou porque não tem tecnologia gerencial adaptada a sua realidade.
A moderna visão da Administração Empresarial parte do enfoque sistêmico para o estudo da estrutura e funcionalidade da Empresa e do seu inter-relacionamento com o meio socioeconômico.
Dessa forma, a Empresa é analisada e estruturada tendo em vista os objetivos propostos em relação ao sistema socioeconômico e a coordenação dos insumos necessários à obtenção desses objetivos.
Segundo esta premissa a ação administrativa é determinada pela necessidade de coordenação dos insumos que compõem o Sistema empresa para que sejam atingidos os objetivos.
Esta coordenação implica necessariamente no estabelecimento de normas operacionais para as diversas atividades (meios), se autorregulando em função dos programas traçados.
Assim como todos os outros componentes do sistema, os insumos “materiais” (matérias-primas, materiais secundários…), carecem de uma coordenação específica, integrada à administração geral, de forma a permitir a racionalização de sua manipulação.
Portanto, as compras, a recepção, a estocagem e o suprimento desses materiais devem ser considerados como atividades integrantes do Sistema Empresa, e como tais, estudados e racionalizados.
A coordenação dessas atividades é que se denomina comumente de “Gestão dos Materiais e das compras”.
É indispensável ter em mente, que a área de materiais compõe apenas um dos subsistemas do complexo Sistema-Empresa, cuja eficácia depende diretamente de cada subsistema em particular e da boa coordenação dos seus inter-relacionamentos.
O principal objetivo da Administração dos Materiais e das compras é Garantir o abastecimento da empresa ao menor custo. Isto implica em criar condições gerenciais para redução do custo material.
Entende-se por Custo Material (CM), o somatório dos custos de aquisição (CAQ), custos de armazenamento (CAA) e preço do produto (P), ou seja:
CM = CAQ + CAA + P
Na gestão das áreas de materiais e das compras, procura-se reduzir os custos de aquisição através da adoção de estratégias de suprimentos, reduzir o custo de armazenamento através da redução dos níveis de estoque e de boas negociações para redução do preço de aquisição dos produtos.
Entre as principais estratégias adotadas pelas empresas para redução do Custo Material temos:
- Gestão baseada na curva ABC;
- Estoques com fornecedores (just in time);
- Inventários permanentes;
- Abastecimento perto do local de consumo;
- Recusa de fornecimento em excesso;
- Uso da tecnologia da Informação para controles e gerenciamento
- Agilidade nas compras e recepção dos materiais
- Desmobilização dos materiais sem giro.
Todas essas ações visam aumentar a lucratividade e a rentabilidade da empresa
A Administração de Materiais e das Compras, como toda função orgânica, não possui uma estrutura ideal nem padrão. Entretanto, certas características orgânicas são verificadas na maioria das Empresas, dentro das quais se segue um rápido comentário sobre as consideradas mais importantes.
- – Nas pequenas Empresas a Administração de Materiais e das Compras está sintetizada apenas na função de ALMOXARIFADO, sendo a atividade de COMPRA uma simples atribuição do seu proprietário.
Tal fato deve-se fundamentalmente ao número reduzido de itens de estoque, baixo índice de mecanização e ao reduzido volume de produção. Em consequência as atividades de apoio resultam em simples registro e verificação de faltas, sendo na maioria dos casos, atividades desenvolvidas pela função ALMOXARIFADO.
b) – Nas Empresas de médio porte já se nota uma maior especialização nas atividades executivas da Administração de Materiais e das Compras, geralmente representada pela função de SUPRIMENTO, a qual está departamentalizada funcionalmente em duas funções auxiliares de execução: ALMOXARIFADO e COMPRAS.
Nestas as atividades de apoio são geralmente atribuições da função central de SUPRIMENTOS.
c) – Nas grandes Empresas, nota-se que a estrutura de materiais assume um enfoque logístico
A gestão moderna avalia e dimensiona os estoques em bases científicas. Assim, os níveis de estoques devem ser revistos e atualizados periodicamente acompanhando a variação da demanda e do tempo de ressuprimento. O enfoque logístico é fundamental na determinação dos níveis de estoque. A cadeia de suprimento (Supply Chain) gerencia o fluxo de materiais e informações desde a aquisição dos insumos até a entrega do produto ao cliente / consumidor.
