Quando falamos em qualidade em serviços, é necessário primeiro conhecer as características dos mesmos. Os serviços são experiências que o cliente vivencia, enquanto os produtos são coisas que podem ser possuídas. A qualidade de uma entidade intangível é mais difícil de ser avaliada do que uma entidade tangível, como uma mesa. Boa parte do conhecimento de um objeto e da forma de se definir e avaliar sua qualidade dependem do conhecimento que dele se obtém por meio dos sentidos. A intangibilidade dos serviços torna difícil para as pessoas avaliar o resultado e a qualidade dos mesmos. Como não se pode ver, tocar, provar ou cheirar um serviço do mesmo modo que um bem tangível, tanto o seu conhecimento quanto a qualidade que lhe é atribuída dependem da consideração de fatores abstratos, antes mesmo dos fatores tangíveis eventualmente disponíveis. Assim, a definição e a avaliação de qualidade de um serviço tendem a ser mais complexas pela presença de conceitos abstratos.
As especificações de padrões, que constituem exigências comuns nos conceitos tradicionais de qualidade, exigem maior esforço mental para o entendimento e especificações por causa das dimensões abstratas dos serviços. É mais fácil, por exemplo, especificar peso em uma caixa de sabão em pó do que explicitar o nível de afabilidade para um vendedor. Isso se traduz não só na maior complexidade de definições de normas e padrões, como também na impossibilidade de elaboração de protótipos para testes prévios. Deste modo, quando se trata de serviços, o atendimento das exigências apresenta um desafio maior.
Nos serviços chamados profissionais, que são aqueles em que o cliente busca no fornecedor do serviço uma capacitação de que não dispõe, como é o caso de serviços médicos e de consultoria, o processo de prestação de serviços dá ênfase às pessoas, enquanto que os equipamentos são utilizados apenas como ferramentas de apoio. A utilização mais intensiva de equipamentos nos serviços profissionais está vinculada a sua flexibilidade, já que este processo visa à personalização do serviço a clientes específicos.
Nos serviços, a característica simultaneidade faz com que o cliente seja um fator de produção, pois sua ausência impede a produção do serviço. Tanto a consulta médica como a produção de uma palestra salientam essa participação. Nos serviços com grande intensidade de mão de obra, a qualidade é criada durante o contato entre o cliente e o funcionário. Isso faz com que o pessoal de contato com o cliente, geralmente funcionários de nível médio ou baixo, e, muitas vezes, mal remunerados, tenha um papel-chave no sucesso das empresas como é o caso das recepcionistas, vendedores, entre outros.
A homogeneidade de resultados, um dos pilares filosóficos da qualidade, significa obter consistentemente resultados de acordo com padrões pré-especificados. Todavia, na maioria dos serviços, a heterogeneidade de resultados marca as operações de maneira que a cabe a pergunta: se os resultados não são iguais, qual deve ser o padrão? Serviços dependem, em grande parte, de PESSOAS e SITUAÇÕES. Pessoas causam heterogeneidade por não conseguirem produzir fielmente comportamentos passados e situações, pelo fato de assimilarem variações ambientais e condições de prestação. Em serviços, a consistência relevante estabelece-se pela percepção dos clientes, em função de repetidas experiências com o serviço.
Um serviço é produzido em dois ambientes: PALCO (local onde o serviço é realizado) e BASTIDORES (retaguarda). É preciso que o pessoal de palco e de bastidores esteja bem entrosado. De que adianta um vendedor realizar um excelente negócio com o cliente, se o produto não lhe é entregue no momento prometido e a nota fiscal está errada?
Segundo Karl Albrecht, Qualidade em Serviços é a capacidade que uma experiência ou qualquer outro fator tenha para satisfazer uma necessidade, resolver um problema ou fornecer benefícios a alguém. No nosso entender, Serviços com Qualidade são aqueles que são PERCEBIDOS pelo cliente como capazes de proporcionar-lhe satisfação. Lembre-se que a percepção de um cliente é a chave para a qualidade. Para o cliente não importa como as coisas são, mas como ele as percebe. Se o que você faz não é percebido como valioso pelo cliente, então, não tem valor mesmo.